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2007/01/31 (Wed) ヘルプ!

同窓会からおしらせです

先日ブログにもあったように
全同窓生に封書を郵送したところ、かなりの数が戻ってきました
今、再送作業にとりかかるべく悪戦苦闘していますが
約900通あまりの量で処理が遅れております。
下記転送文を読んでもらって、いいアイデアがあれば
お返事いたがけると非常に助かります!!!


*---------------------------------------------*

☆頭の回転がよい方、またはエクセルが得意な方へ質問

24日に同窓会の役員会に乗じて、宛先不明で返却された封書の再発送作業をしました。
900通くらいあったみたい。
多すぎて作業が第一段階までしか進みませんでした。
私が考えた流れを見てご意見募集。
一体どうすれば効率よく作業できますでしょうか???

1、封書の宛先には「住所」「氏名」「卒年(平3とか)」「問い合わせ番号(一人ずつの業者が振った管理番号)」が記載されています
2、エクセルデータとして、「卒年」「問い合わせ番号」「現姓」「現名」「現住所」「連絡先(第2住所)」「住所不明BIT」「連絡先不明BIT」を用意しました。
3、1の返却封書を卒年ごとにわけ、さらに問い合わせ番号順(昇順)に並べました。
4、卒年毎のエクセルファイルを開き、返却封書の問い合わせ番号を参考に返却者のデータを1行丸まる「sheet2」へコピペ

以上の作業を1月24日に1~16期、旧職員について行いました。
そのうち、私がざっと確認しただけで、「連絡先住所」の存在する方は551名。
そのうち、現住所と連絡先住所が同一の方は未確認。
そんな人が多ければ、さらに再発送数は減ります。

これからやる作業は
5、封書の住所が「sheet2」の「現住所」と同じならば「現住所不明BIT」に「1」を入力
「連絡先住所」と同じならば「連絡先住所不明BIT」に「1」を入力
6、「現住所不明BIT」が「0」(つまり現住所が不明でない)のものを「sheet3」へ
「連絡先住所不明BIT」が「0」(つまり連絡先住所が不明でない)のものを「sheet4」へ
コピペ
7、「sheet3」について
「卒年」「問い合わせ番号」「現姓」「現名」「現住所」を宛名シールに印刷し再送
「sheet4」について
「卒年」「問い合わせ番号」「現姓」「現名」「連絡先住所」を宛名シールに印刷し再送

8、後日、さらに宛先不明で返却された封書について
3,5,6の作業を行い
9、sheet2の内容(「現住所不明BIT」「連絡先不明BIT」
)を名簿管理会社へ報告


これもっとよくなりますか?
できれば7日(水)あたりに緊急召集かけて作業したいと思っています。

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